Dichiarazione di protezione dei dati – ASTRA Trasporti Internazionali SA,

Balerna

1. Principio

Per ASTRA Trasporti Internazionali SA è fondamentale garantire la protezione della sfera privata dei suoi clienti ai sensi della Legge Federale sulla Protezione dei Dati entrata in vigore il 1° settembre 2023. La presente dichiarazione di protezione dei dati definisce quali dati personali vengono raccolti dalla ASTRA Trasporti Internazionali SA nell’ambito dell’adempimento del mandato conferitole dal cliente. I dati personali sono raccolti e trattati con discrezione ed esclusivamente agli scopi descritti nella presente dichiarazione, nella misura necessaria e nel quadro del mandato conferito e delle disposizioni di legge applicabili. I dati personali raccolti sono conservati solo nella misura e per il tempo necessari all’espletamento di un mandato o nella misura e per il tempo previsti dalla legge. ASTRA Trasporti Internazionali SA lavora con server di sua proprietà e situati presso la sede aziendale e presso terzi, avendo messo in atto tutto il necessario per proteggere le proprie banche dati da accessi non autorizzati da parte di terzi, perdite di dati, abusi e contraffazioni. La presente dichiarazione di protezione dei dati poggia in particolare sul nuovo regolamento sulla protezione dei dati personali (GDPR) dell’UE, di rilevanza per ASTRA Trasporti Internazionali SA pur essendo un regolamento europeo. La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) è fortemente influenzata dal diritto europeo e, secondo il caso, anche le aziende che operano al di fuori dell’UE o dello Spazio economico europeo (SEE) sono tenute a osservare il GDPR.

2. Incaricato della protezione dei dati

L’osservanza delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati è assicurata dalla Direzione della ASTRA Trasporti Internazionali SA nelle persone della Signora Silvia maria Arneri Borghese e del Signor Michele Monopoli. Eventuali domande relative alla protezione dei dati possono essere trasmesse ai recapiti usuali della ASTRA Trasporti Internazionali SA.

3. Raccolta e trattamento dei dati personali

ASTRA Trasporti Internazionali SA tratta in primo luogo i dati personali ottenuti nel quadro dell’esecuzione del mandato conferitole dai clienti. Ad essi hanno accesso il Consiglio di amministrazione, la Direzione e le collaboratrici e i collaboratori autorizzati di ASTRA Trasporti Internazionali SA.Le attività di trattamento svolte sono finalizzate all’acquisizione dei seguenti dati personali:

• Dati comuni: Dati anagrafici.

• Dati economici: Bancari, partite IVA, Codici fiscali, Codici previdenziali

• Dati tecnici: indirizzo IP, metadati. È possibile la profilazione tramite cookies la cui utilizzazione è oggetto di direttiva separata.

Le attività di trattamento svolte sono rivolte alle seguenti categorie di interessati:

• Persone fisiche, persone giuridiche, organizzazioni pubbliche e private.

3.1. Video- e Teleconferenze / Meeting online

Per quanto riguarda lo svolgimento di video-e teleconferenze, meeting online ASTRA Trasporti Internazionali SA utilizza diverse piattaforme (Zoom, Teams, ecc.) con un’infrastruttura in loco. In questo contesto vengono trattati i seguenti dati: nome utente, informazioni generali sulle preferenze di servizio e ulteriori informazioni che l’utente carica, fornisce o crea utilizzando il servizio. Come spesso succede con i tool di collaborazione, possono essere anche scambiati ulteriori dati personali tra ASTRA Trasporti Internazionali SA e i partecipanti quali ad esempio messaggi chat, immagini, file, registrazioni audio e video, dati di contatto. La partecipazione senza registrazione a un meeting online implica il trattamento di un volume minimo di dati. I meeting online sono registrati solo previa informazione dell’utente e in tal caso le registrazioni sono in linea di massima salvate localmente. Ulteriori informazioni sul trattamento di dati personali da parte delle piattaforme utilizzate sono disponibili nella loro relativa informativa sulla privacy.

4. Scopi del trattamento dei dati e basi giuridiche

I dati personali raccolti sono in primo luogo utilizzati nel quadro del mandato conferito e per la gestione interna dell’incarto del cliente. I dati sono inoltre impiegati nell’ambito dell’esecuzione di adempimenti richiesti dal mandato verso enti pubblici e privati (autorità doganali, autorità fiscali, enti previdenziali, assicurazioni, aziende municipalizzate, ecc.), nonché nell’ambito dell’adempimento di obblighi legali in Svizzera e all’estero. Sono possibilmente interessati anche i dati personali dei collaboratori dei clienti e partner commerciali. Sempreché servano interessi pertinenti allo scopo, nella misura ammessa e opportuna, i dati personali di clienti e altre persone sono inoltre trattati (in parte anche da terzi) per gli scopi seguenti:

• comunicazioni con terzi e trattamento delle relative richieste sempre in relazione con il mandato;

• esercizio dei diritti e tutela nell’ambito di controversie legali e procedure amministrative;

• prevenzione degli abusi e di altri comportamenti scorretti (p. es. indagini interne, analisi dei dati tesa alla lotta contro le frodi) e sensibilizzazione in merito;

• garanzia dell’operatività della ASTRA Trasporti Internazionali SA, segnatamente dell’infrastruttura tecnica, dei siti Internet e delle altre piattaforme;

• sicurezza a livello di tecnologia di informazione (IT), edifici, infrastruttura, personale, terzi e valori in possesso di ASTRA Trasporti Internazionali SA o a questa affidati;

• svolgimento di meeting online

5. Cookie / tracking e altre tecnologie utilizzate nell’ambito dell’utilizzo del sito Internet

Il sito Internet di ASTRA Trasporti Internazionali SA è da essa gestito tramite la società MB Digital Innovation Sagl, Chiasso ed è ospitato presso i server della Voicecom Sagl, Chiasso, situati presso infrastrutture Swisscom. Utilizza direttamente cookie e tecnologie analoghe che consentono l’identificazione del browser o del dispositivo dell’utente. È possibile la profilazione tramite cookies la cui utilizzazione è oggetto di direttiva separata.

6. Link ad altri siti Web

Il presente sito Web può contenere link a siti web di altri operatori. ASTRA Trasporti Internazionali SA non ha alcun influsso su tali siti web, sui loro contenuti, le loro offerte o la loro disponibilità, nonché sulle dichiarazioni e disposizioni in materia di protezione dei dati in vigore per tali siti e declina pertanto qualsiasi responsabilità al riguardo.

7. Canali di comunicazione

Il nostro sito contiene alcuni dati che consentono un rapido contatto per via elettronica o una comunicazione diretta, tra cui un indirizzo e-mail generale. In caso di contatto effettuato utilizzando le modalità di comunicazione offerte sul nostro sito web, i dati di contatto e i contenuti dell’utente verranno utilizzati esclusivamente per la gestione della richiesta e la relativa risposta. Si prega di considerare i seguenti punti: non è possibile garantire la riservatezza della trasmissione dei dati. Per questo nell’ambito del contatto non devono essere trasmessi dati riservati

8. Trasmissione di dati a terzi e con il cliente

ASTRA Trasporti Internazionali SA non trasmette, né fornisce in altro modo i dati personali in suo possesso a terzi, a meno che ciò non sia necessario per l’adempimento del mandato definito contrattualmente, non sia prescritto per legge o non sia stato esplicitamente autorizzato. La trasmissione di dati a terzi può altresì avvenire sulla base di una disposizione esecutiva delle autorità o per ordine di un tribunale. I destinatari di questi dati possono trovarsi in Svizzera o all’estero. In generale se i dati sono trasmessi in un Paese che non prevede una protezione adeguata degli stessi, il livello di protezione auspicato è ottenuto stipulando un contratto specifico oppure sulla base delle eccezioni previste dalla legge in materia di consenso, esecuzione del contratto, definizione, esercizio e imposizione di pretese giuridiche o degli interessi pubblici prevalenti, dei dati personali divulgati o del fatto che tale operazione è necessaria per tutelare l’incolumità delle persone interessate. Nel caso di trasmissione in un Paese che non prevede una protezione adeguata degli stessi per necessità legata al mandato conferito la società non può garantire il livello di protezione auspicato e non se ne assume la responsabilità. Il cliente prende atto e autorizza la ASTRA Trasporti Internazionali SA a intrattenere con lui una corrispondenza elettronica per il tramite di programmi di messaggistica e di posta elettronica in forma non criptata. La piattaforma utilizzata per lo svolgimento di meeting online viene messa a disposizione da un fornitore che può avere sede al di fuori della Svizzera; il trattamento dei dati personali avviene quindi anche in un Paese terzo. Il livello di protezione dei dati in tali casi è di competenza e responsabilità del prestatore di servizi.

9. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali sono trattati e conservati per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi contrattuali e legali o al raggiungimento degli scopi perseguiti, ossia, per esempio, per la durata del mandato (stipulazione, esecuzione e fine di un contratto) e in funzione degli obblighi legali di conservazione e documentazione. I dati personali sono conservati per la durata prevista o consentita dalla legge oppure se sussistono legittimi interessi commerciali (p. es. a scopo probatorio e di documentazione). Secondo le normative vigenti il periodo di conservazione è per lo più di dieci anni fatte salve alcune eccezioni, dal momento in cui il mandato è stato concluso.

10. Sicurezza dei dati

ASTRA Trasporti Internazionali SA adotta le misure di sicurezza tecnico-organizzative necessarie per proteggere i dati personali in suo possesso dagli accessi non autorizzati e dagli abusi, istruendo il personale, adottando soluzioni IT e di rete specifiche, controllando e limitando gli accessi i server aziendali.

11. Obbligo di messa a disposizione dei dati personali

Nel quadro del rapporto commerciale tra ASTRA Trasporti Internazionali SA e il cliente, quest’ultimo è tenuto a mettere a disposizione i dati personali richiesti ai fini dell’accettazione ed esecuzione di un mandato e dell’adempimento degli obblighi contrattuali connessi.In assenza di tali dati, ASTRA Trasporti Internazionali SA non è in genere in grado di stipulare o eseguire un mandato affidatogli dal cliente (o l’entità o la persona rappresentata) o di adempiere ai suoi obblighi legali.

12. Profiling e processi decisionali automatizzati

I dati personali NON sono utilizzati né per i processi decisionali automatizzati né per il profiling.

13. Diritti della persona interessata

Nel quadro del diritto applicabile in materia di protezione dei dati e nella misura in cui questo lo preveda (come p. es. nel caso del GDPR) ogni persona gode del diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati (ossia di ottenere i dati personali per trasmetterli a qualcun altro).

Si voglia notare che ASTRA Trasporti Internazionali SA si riserva il diritto di far valere le limitazioni previste dalla legge, per esempio qualora sussista un obbligo legale di conservazione o trattamento di determinati dati oppure un interesse prevalente (nella misura in cui sia possibile farvi appello) o qualora i dati siano necessari per l’esercizio di un determinato diritto.

I dati elaborati dalla ASTRA Trasporti Internazionali SA (ad esempio appunti, contabilità, dichiarazioni fiscali, eccetera) sono e restano di proprietà della ASTRA Trasporti Internazionali SA. Ad eccezione degli appunti e delle note interne il cliente ha diritto di riceverne una copia in cambio del pagamento del relativo onorario.

Il cliente prende atto che la gestione dei propri dati personali genera dei costi che la ASTRA Trasporti Internazionali SA ha diritto a fatturare.

Il cliente può in ogni momento revocare il consenso al trattamento dei dati personali. La revoca ha quale effetto la rescissione immediata del contratto di collaborazione – sempre che non siano previsti altri termini di disdetta contrattuali. Con la riconsegna della documentazione al cliente la ASTRA Trasporti Internazionali SA è autorizzata alla cancellazione definitiva di tutti i dati che lo riguardano fatti salvi i dati che devono essere conservati per legge.

L’esercizio dei diritti succitati presuppone in genere che il cliente si identifichi (p. es. fornendo una copia di un documento d’identità laddove l’identità non sia altrimenti chiara o accertabile). Per esercitare i diritti succitati, è possibile rivolgersi all’indirizzo riportato al punto 2.

Ogni persona interessata può inoltre far valere i propri diritti dinanzi a un tribunale od opporsi presso l’autorità di protezione dei dati competente. In Svizzera, l’autorità competente in materia di protezione dei dati è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html).

14. Modifiche

La presente dichiarazione può essere modificata in qualsiasi momento e senza alcun preavviso. Se lo riterrà opportuno ASTRA Trasporti Internazionali SA provvederà a informare in merito ad eventuali modifiche tramite, pubblicazione sul proprio sito oppure e-mail oppure altri mezzi ritenuti adeguati.

In mancanza di risposta da parte del cliente il presente regolamento e il trattamento dei dati personali del cliente si ritiene accettato.

Balerna, GG.MM.2024